Eventos profesionales…
- ¿Debo ir?
- ¿Cómo elijo los eventos?
- ¿Cuánto me van a costar?
- ¿Qué hago antes de asistir?
- ¿Qué hago durante el evento?
- Y después ¿qué?
- Bonus tips 😉
Independientemente del sector y de si eres un emprendedor, autónomo, empresario, profesional liberal, estudiante o empleado, acudir o no a un evento siempre va a ser una decisión importante.
A lo largo de las próximas líneas compartiré una serie de reflexiones, trucos y hábitos que te ayudarán a hacer que este proceso sea lo más leve posible.
¡Ojo! En este artículo no vas a encontrar cómo montar un evento porque, de momento, no he montado ninguno. El día que lo haga ya te contaré la experiencia 😉
Empecemos por el principio…
¿Debo asistir a eventos?
Si abstraemos por un momento tus circunstancias personales la respuesta siempre va a ser ¡sí!
En un evento se aprende muchísimo y aunque parezca extraño, no sólo se aprende de los ponentes. En los «momentos libres», durante el networking e intercambio de impresiones, también te puedes llevar auténticas perlas de otros asistentes.
¡Anímate y asiste a uno! Seguro que conocerás a gente supermaja:
De derecha a izquierda: Viviana Vázquez (una valiente ya que con veintipocos años ya es empresaria), David Moral (diseñador y desarrollador web), Pedro Sánchez (optimizador de conversiones) y Lázaro Martínez (programador).
Si al final no te gusta la experiencia nunca podrán echarte en cara que nunca lo intentaste 😉
Y esto me lleva a…
¿Cómo los elijo?
Hay muchas formas de elegir un evento pero si por un momento descartamos el tema del precio, algunos de ellos podrían ser por los siguientes motivos:
- Por quién lo organiza.
- La calidad de los ponentes.
- Por la temática.
- La proximidad geográfica.
- Te manda el jefe aunque, no recomiendo ir obligado a un evento ya que puede ser contraproducente.
- Por que asiste alguien a quien quieres conocer o desvirtualizar.
- Para viajar y visitar otros lugares.
- Simplemente por mera diversión.
Y como estos mil más.
Personalmente, yo centro toda mi atención en una sola pregunta y/o reflexión: en estos momentos el evento en cuestión ¿encaja con mis objetivos?
Sé que puede sonar abstracto pero si estás acostumbrado a trabajar de forma estratégica seguro que entiendes lo que quiero decir. 😉 Si no, mándame un mensaje y lo comentamos.
Otra forma de plantearlo es preguntándote: ¿me va a aportar algo el evento? Si la respuesta es no, no vayas. No hay que ir a eventos simplemente por el mero hecho de ir.
¿Con qué frecuencia debes asistir a eventos profesionales?
En mi caso particular la última vez en la que me desplacé para asistir a un evento profesional fue hacia mediados de 2012.
Aquella vez asistí, junto a mi amigo Alex Navarro, al SEO para SEOs (un congreso especializado en SEO que se extendió a lo largo de dos días) que organizó Javier Gosende en Alicante.
Desde entonces, a excepción de asistir a eventos locales tales como BetaBeers, BeSuricata y numerosas charlas organizadas por diversas entidades locales, no había vuelto a repetir la experiencia.
Esperar al 2017 para asistir al primer Zeta Evento (organizado por Miquel Gabarró y @carraublau en BCN), y Marketing Online El Evento (organizado por el incansable Joan Boluda), ha sido todo un fallo septembrino. 🙁
Arranca el #zetaevento ??? pic.twitter.com/2761PPLKpd
— James Kockelbergh (@jameskockelberg) September 29, 2017
Calentando motores #emo2017 pic.twitter.com/gLU202OfNs
— James Kockelbergh (@jameskockelberg) October 21, 2017
¡Aprende de mi error! y márcate un objetivo mínimo de asistir, al menos, a dos eventos importantes al año cueste lo que cueste.
Hablando de «cueste lo que cueste»…
¿Cuánto cuesta asistir a uno o varios eventos?
Por suerte aún se organizan muchísimos eventos gratuitos. Para encontrarlos sólo has de utilizar portales como Meetup.com, BetaBeers.com (siempre y cuando te guste la programación), pasarte por tu asociación profesional más cercana, administración pública (ten paciencia), o coworking.
Los eventos premium son otra historia. Normalmente se anuncian a públicos específicos utilizando canales que estos consumen con frecuencia (páginas web, newsletters, podcast…).
No desesperes si no encuentras ningún evento profesional «premium». Asistiendo a varios de los gratuitos, preguntando a tus contactos, buscando en Google, escuchando podcasts y teniendo algo de paciencia seguro que encuentras uno que encaje con tus necesidades y/o objetivos.
Volviendo al tema…
Costes indirectos
Independientemente si un evento es gratuito o no, siempre vas a necesitar un presupuesto para los famosos costes indirectos:
- Desplazamientos y traslados: metro, bus, taxi, avión, tren…
- Alojamiento.
- Dietas. Hay que alimentarse, ¿no?
- Otros gastos menores tales como el café, una cerveza, una copa… o dos. 😉
Para que tengas un ejemplo real esto es lo que invertí (en números redondos), en el último evento al que asistí:
- Entrada a Marketing Online El Evento – 100 €.
- Billete de avión ida y vuelta MAH – MAD – MAH – 90 €.
- Dos noches de hostal – 80 €.
- Traslados con aerobus ida y vuelta + un trayecto en metro – 12 €.
- Desayunos, comidas, cenas, cafés, cervezas y demás – 45 €.
En total unos 327 € de los cuales casi todo se pasaron como gastos deducibles de la empresa.
¡Ojo! No soy un experto contable además, dependerá de tu situación fiscal, pero la regla de oro es guardar todos los tickets de compra y consultar con tu contable y/o asesor financiero. Él o ella sabrá que hacer.
Ir a eventos es una inversión y no un gasto
Recuerda que asistir a este tipo de reuniones profesionales es una inversión para crecer en conocimiento, contactos y habilidades sociales. Nunca debes tratarlo como un gasto.
Aún así, utiliza el ingenio: tira de amigos y familiares para el alojamiento, comparte habitación de hotel con otros asistentes, reserva los vuelos y otros billetes con tiempo para aprovecharte de las ofertas…
También podrías ser más estratégico ahorrando mes a mes para ello. Empieza apartando 1 € al día en una hucha ;), aunque es mejor si te marcas un presupuesto anual para poder asistir a eventos.
¿Qué hacer antes del evento?
Lo que voy a contar a continuación no siempre será posible.
Dependerá por un lado, de lo extrovertido o atrevido que seas y, por otro de la cantidad de información que quiera, o no, compartir la organización.
Intenta hacer contactos previos al evento
Suena obvio ¿no? Pues muchísimas personas que acuden a eventos con regularidad no hacen ningún tipo de contacto previo.
Personalmente creo que es una gran cagada.
El mero hecho de no hacer algún tipo de «selección» previa te hace perder mucho tiempo durante el evento en sí. Recuerda que durante los eventos los descansos para hacer networking no son infinitos, por lo tanto, hay que aprovecharlos al máximo.
Entonces, ¿cómo puedo hacer esos primeros contactos?
Sólo sabemos quienes son los ponentes
Aunque esto suene a poca información, en realidad, es mucha.
¡Ojo! Antes de contactar a lo loco directamente con ellos ¡para! La estrategia no es esa.
Sabiendo quien va hablar durante el evento nos permite averiguar y/o buscar su presencia en redes sociales, páginas web, canales de YouTube…
El secreto no es contactar directamente con los ponentes sino «hacer migas» con los «fans» de esas personas.
No voy a entrar en detalles sobre «cómo contactar a personas que no conoces a través de las diferentes redes sociales» pero sí que te voy a animar a que salgas de tu zona de confort.
Quién sabe, igual conectas con alguien que te pueda presentar directamente a uno o varios de los ponentes 😉
Hay lista de asistentes
¡Fantástico! Ja ja ja ja…
Dependerá un poco de la cantidad de datos que dicha lista incluya pero, en el peor de los casos, tendremos el nombre y apellidos de los asistentes.
Si disponemos de las URLs de sus páginas web o perfiles sociales conviene reservarse algo de tiempo durante las semanas anteriores al evento para ir filtrando las mismas.
No se trata de leerlas todas de pe a pa. Sigue un criterio de selección. Por ejemplo, si buscas a diseñadores web primero céntrate en esas webs. Si asistes a una conferencia donde sólo hay diseñadores utiliza factores adicionales tales como: escriben en primera persona, tienen o no tienen página de «Quienes somos», aparecen o no en su propia web, el servicio y/o especialidad encaja con lo que estás buscando…
Lógicamente dependerá de cuales son tus necesidades en el momento de hacer la selección pero, creo que pillas la dinámica.
Utiliza una plantilla
Una vez tengas esa shortlist empieza a mandar emails o a rellenar formularios de contacto. Un consejo, sé claro, conciso y concreto. Si no sabes qué escribir, quizá esta plantilla te sirva:
Asunto
Me gustaría poder hablar contigo durante el {nombre del evento}
Cuerpo del mensaje
Hola {nombre},
El próximo {fecha del evento} estaré en {nombre del evento}.
Personalmente me dedico al marketing online y el diseño web además de ejercer como consultor. (Cambia esta frase para adaptarla a tus necesidades y/o circunstancias profesionales).
He visto que tu especialidad es {profesión y/o servicio de la persona con quien estás contactando} y me gustaría poder tener la oportunidad de hablar contigo sobre ello a lo largo del evento.
¿Cómo lo ves?
Un saludo,
{tu nombre y apellidos}
A partir de aquí empieza una nueva fase del filtrado entre los que contesten y los que no. Mi consejo es que descartes directamente a los que no te han contestado y te centres en «tener una conversación» con los que sí.
Si por el contrario sólo tenemos los nombres de los asistentes siempre podemos seguir los pasos descritos en el apartado: «Sólo sabemos quienes son los ponentes».
No tenemos información
¿En serio asistes a un evento del cual no tienes ninguna información?
Bromas a parte. Supongamos que tienes muy poca información ya que igual te has decidido al último momento, se trata de un regalo sorpresa, tu jefe se ha olvidado de avisar con tiempo o a última hora el compañero que tenía que ir se ha puesto enfermo y los has de sustituir.
En tal caso, este siempre es el peor de los escenarios pero ¿ahora qué?
Si la organización del evento ha compartido una lista de asistentes, además de los ponentes, estás de suerte ya que, aunque sea con menos tiempo, podrás aprovechar los consejos anteriores y si no… Échale algo de cara ya que tendrás que improvisar sobre la marcha 🙁
¿Qué hacer durante el evento en sí?
Asistir a un evento no sólo quiere decir que debas limitarte a escuchar las ponencias para luego volver a casa sino que debes aprovechar cualquier momento para conocer a otros asistentes.
Acuérdate de que el networking comienza en la calle mientras vas de camino al lugar del evento, sobre todo si vas solo.
No estoy diciendo que «asaltes» a cualquiera por la calle, pero si tienes la sensación que alguien (o un grupo) va de camino al mismo lugar que tú prueba con «disculpa… por casualidad no irás al evento X». Lo peor que te puede pasar es que te diga que no. Pero si te dice que sí ya has hecho un «amigo» y/o posible contacto.
Durante el trayecto hacia el lugar del evento intercambia opiniones varias pero no te «ates» a esa persona sino que retoma el contacto con él o ella más tarde. Recuerda, estás en el evento para conocer a más personas y hacer networking.
Has llegado al lugar
¡Premio! Primera prueba superada.
Ironías a parte, nunca está de más comprobar exactamente dónde está el lugar del evento antes de ir allá. No serás el primero ni el último en llegar tarde a un sitio por acabar donde no toca. 😉
A medida que te vayas acercando hacia la zona desde donde estén repartiendo las acreditaciones cada vez vas a encontrarte con más asistentes.
No seas tímido ¡preséntate! si estás haciendo cola. Mientras te acreditan, lo mínimo que puedes hacer es darte la vuelta y saludar a los que tienes detrás. Doy por sentado que ya te has presentado a los que estén delante tuyo, ¿no? Si te da mucha vergüenza lo de tocar a alguien en el hombro prueba con ¿sois los últimos? o ¿esta es la cola para…? Sólo hace falta romper el hielo. 😉
¿Recuerdas a todas esas personas con las que habías contactado previamente? Intenta localizarlas mientras vas de camino hacia la sala donde se vaya a llevar a cabo todo el cotarro. Si te cruzas con alguno de ellos preséntate e intenta ir quedando con ellos durante los descansos.
Elegir un buen sitio
Ya estás acreditado ahora toca elegir un buen sitio desde donde disfrutar del evento y como no, hacer más networking.
No te pongas en la primera fila ni tampoco en la última ya que no verás ni, posiblemente, escucharás nada. Intenta ubicarte por la zona central de la sala. Rodearse de multitud de personas te obligará, en cierto modo, a hacer networking quieras o no.
Entre que arrancan las presentaciones oficiales y/o ponencias aprovecha para ir saludando a las personas que tengas alrrededor. Mientras, no olvídes seguir intentando localizar a las personas con las que hayas hecho los contactos previos.
Otro motivo por el cual sentarse por el medio es por que la acústica suele ser mejor. Viene a se lo mismo que pasa en los cines. 😉
Arrancan las presentaciones y ponencias
Qué quieres que te diga, pásatelo en grande y disfruta 😉
Pon el móvil en silencio, presta atención y escucha, toma notas, aplaude, comenta las perlas informativas con los demás (siempre en voz baja), saca fotos, publica cosas relevantes en las redes sociales, aprende y, si puedes, participa en las rondas de preguntas ya que eso te dará mucha visibilidad.
No preguntes lo obvio. Intenta aportar valor con tu pregunta ya que enriquecerás el contenido para todos los asistentes y no sólo para ti pero, sobre todo, a no ser que seas Javier Casares, no hagas preguntas con este formato:
Yo no se nada sobre {el tema en cuestión} pero, he leído mucho sobre ello en Internet…
Madre mía… Qué risas nos pegamos los del grupo con eso. Ja ja ja ja…
Entre ponencia y ponencia aprovecha para ir conociendo un poco más a los que tienes a tu alrrededor. Ahora si que tenéis cosas en común ya que acabaís de escuchar las mismas ponencias.
Coffee breaks y pausas
A parte de tomar café y picar canapés intenta utilizar las primeras pausas para tener conversaciones con las personas con las que habías contactado antes de acudir al evento.
Intenta reunir a varios de ellos para así no repetir la misma conversación una y otra vez.
Si la presión acústica de la sala es elevada, pon en practica los consejos, que encontrarás en los bonus tips.
Sigue sin prisa pero sin pausa haciendo contactos, intercambiando impresiones y participando en las diferentes conversaciones de grupo que se irán formando.
Un tal Samuel Acera (CEO de https://fortwo.es/) me acusó incluso de hacer networking hasta en las colas para ir al baño. Efectivamente, acuérdate de ir a «cambiarle el agua al canario». Volviendo a la anécdota, en mi defensa simplemente alegaré desconocimiento de causa. 😉
Comparte con los demás a quien quieres conocer y/o localizar. Si otro de los asistentes los conoce te puede hacer una introducción formal. Así es como conocí a la diseñadora de servicios Marta Falcón después de tener una interesantísima conversación con el asistente virtual Javier Santos. Gracias crack. 😉
Se participativo y si conoces un poco a los asistentes intenta contribuir al «matching». Me consta que la copywriter Cristina Llorente y el inconsumible Zetatester Carles Caño tuvieron una agradable conversación sobre «dilemas» gracias a un servidor. Ja ja ja ja…
Por el contrario, si te topas con alguien «insoportable» (siempre hay uno), simplemente dile amablemente que tienes que ir a hablar con otra persona.
¡A comer!
En algún momento habrá que alimentarse, ¿no?
Si la comida está incluida dentro del evento intenta sentarte con personas y/o grupos de personas que aún no hayas conocido.
¿Para qué? Pues para conocer a más personas. Networking, ¿te acuérdas?
Por el contrario, si has de buscarte la vida apúntate a donde vaya otro grupo.
Sobre todo, por favor, no comas solo, ya que más que networking va a ser un monólogo. Lo siento, pero ¡no sirve!
¿Sabías que en las mesas de restaurante se firman tratos muy importantes?
Ahí lo dejo. 😉
El evento ha terminado ¿y ahora qué?
Algunos consejos para los días posteriores
Si todo ha transcurrido con normalidad tendrás la cabeza a punto de explotar.
Tranquil@, es normal. 🙂
Piensa que entre el prevento, algunas copas, dormir poco, las charlas de los ponentes, el networking y el post evento, llevas horas absorbiendo muchísima información.
Es importante que asimiles todo lo que has aprendido durante el evento. Para ello, es recomendable bajar considerablemente el ritmo de trabajo normal durante, al menos, un par de días o tres.
Coge tiempo para ti, descansa, pasea, reflexiona pero sobre todo, anota todas esas nuevas ideas y conclusiones que te van a surgir a raíz del mismo.
No pierdas el contacto
Por poco que hayas intercambiado opiniones con otros asistentes habrás hecho mucho networking.
No dejes morir esos contactos. Aprovecha la frescura del evento para mantener el contacto.
Durante las próximas semanas resérvate unos 10 minutos al día para conectar con ellos y curtir esas relaciones.
Se práctico, no utilices el teléfono, céntrate en medios como el correo electrónico o redes sociales profesionales tales como LinkedIn.
Para algunos eventos se crean grupos privados en WhatsApp, Google+ o Slack. En la medida de lo posible participa en ellos. Pero ojo, ¡nada de SPAM! Sólo dedícate a aportar valor ayudando a los demás.
Con el tiempo tus esfuerzos se verán recompensados. Poco a poco podrás concertar sesiones de Skype o Hangouts con personas que hasta ahora pensabas que eran inaccesibles.
Poco a poco irás afianzando relaciones y ampliando tu círculo de influencia que podrás utilizar para externalizar servicios y/o ofrecer los tuyos, colaborar en sus proyectos, montar un Mastermind Group, o quién sabe, montar tu propia Startup.
Bonus Tips
Si has leído hasta aquí te mereces un plus adicional. 😉
Aquí tienes una serie de consejos útiles que te ayudarán a aguantar un evento como un auténtico profesional:
Manténte hidratado
En la mayoría de los eventos tiene agua a disposición y sino lo hay, pídelo; lo peor que te puede pasar es que te digan que no. Para evitar esta situación llévate siempre una botellita de agua cada vez que vayas a asistir a un evento.
¿Cuándo beber?
Aprende de los ciclistas «bebe antes de tener sed y come antes de tener hambre».
No esperes a tener sed ya que te beberás de golpe dos o tres vasos de agua y eso sólo va a provocar que acabes en el baño en medio de una de las charlas. Ja ja ja…
Un sorbo de agua entre cada 15 o 20 minutos debería ser más que suficiente.
Recuerda que durante el evento vas a hablar como poco, tres o cuatro veces (sino más) de lo que hablas en un día normal. Vas a agradecer tener la boca humedecida.
Intenta no forzar la voz
En ocasiones esto es muy complicado.
La presión acústica generada por una aglomeración de personas en una sala puede llegar a ser ensordecedor. La tendencia natural es ir alzando tu voz para poder tener una conversación.
Una cosa que siempre hago es llevarme en el bolsillo unos caramelos mentolados (preferentemente sin azúcar). No sólo me ayudan a aliviar la garganta sino que también sirven como «rompehielos». Si notas que a alguien le está costando mantener una conversación y/o tiene dificultades, ofrécele uno. Así de simple… lo voy a llamar «networking con caramelos». Ja ja ja ja…
¡Ojo! Los caramelos mentolados no son palomitas. Si te pasas con ellos lo pagará tu estómago (imaginación al poder).
Volviendo a la presión acústica. Busca un pilar, columna, mueble o pared que ayude a romper el sonido ambiental.
Cambia de posición en la sala. Parece absurdo pero a veces dar dos pasos en una dirección u otra ayuda muchísimo a mimbar la presión acústica.
Acércate a la persona con quien estas hablando. ¡Cierto! Esto puede ser incómodo pero si estás en una habitación repleta de gente las «distancias de espacio personal» se ven reducidas. No digo que te tires encima de alguien pero medio paso puede ser la diferencia entre hablar y «gritar».
Si realmente eres consciente de que tu voz no va a aguantar, prueba esta estrategia: haz muchos «minicontactos» e intenta quedar con ellos más tarde cuando gran parte del ajetreo se haya calmado.
Sé tú mismo
Suena evidente, ¿no? Pues alucinarías si te contara la de veces que me encuentro a personas que están «actuando» cuando hablas con ellas.
No actúes, ¡se nota!
Sé tú mismo. Nadie te va a juzgar por ello. Si pretendes ser alguien que no eres, tarde o temprano, te van a pillar. Simplemente no vale la pena.
Viste cómodo
Por norma general los eventos son largos y por ello debes vestir cómodo además de llevar un calzado adecuado.
No hagas como en las bodas. Sí, sí… esos «eventos» en donde los novios te obligan a ir vestido con cosas que no te pondrías en la vida y que además van acompañados de zapatos «tortura».
El día va a ser muy largo. No necesitas molestias adicionales que te distraigan, como esa corbata o americana que nunca te pones.
A no ser que el evento exija un código de vestimenta estricto (dudo que me veas en uno de esos), viste dentro de tu normalidad.
En consonancia con lo anterior, ¡se tu mismo!
Cambio y corto
Por cierto me llamo James Kockelbergh, soy director y propietario de 3 Webd.
Espero que mi «breve reflexión» sobre eventos te haya sido útil. En tal caso, ¿qué tal un Tweet o un link?
Si crees que me he dejado algo, encuentras alguna falta de ortografía 🙁 o quieres comentar alguna duda al respecto puedes hacerme llegar tus comentarios a través de mi formulario de contacto.